Niet alleen de Tweede Kamer komt samen in de Hofstad. Ook jouw collega’s en jij kunnen hier het nodige overleg plegen, eventueel met bijvoorbeeld klanten en/of leveranciers!
Nee, het Binnenhof wordt het niet, zo veel wordt wel duidelijk. Maar er zijn gelukkig nog vele andere vergaderlocaties in Den Haag in verschillende soorten en maten om uit te kiezen! En ja, misschien hebben jullie wel genoeg kantoorruimte om zelf een bespreking te houden, met alleen jullie eigen team(s) of ook externe partijen erbij. Toch is een uitstapje altijd een goed idee. Waarom dan? Alleen al om het feit dat verandering van spijs doet eten. En in letterlijke zin komen er nieuwe perspectieven en initiatieven op tafel! Dat is toch precies wat je wilt?
Wacht dan ook niet langer en gebruik onderstaande criteria om de perfecte vergaderzaal in Den Haag mee te vinden!
Inspiratie haal je niet alleen uit elkaar en de ideeën van jouw collega’s. Ook hoe die zaal eruit ziet is van groot belang. Dit zorgt er namelijk voor dat iedereen zich op zijn of haar gemak voelt. Daarom kies je dus een pand dat van buiten én binnen een esthetiek heeft die heel erg met jullie als individuen én als team overeenkomt. Iets neutraler mag ook: een perfect verlichte ruimte met een aantrekkelijk uiterlijk. En ook het uitzicht moet een lust voor het oog zijn, natuurlijk!
Is de zaal die je kiest naast aangenaam ook groot genoeg? Enige bewegingsvrijheid per persoon is immers wel zo gewenst. Heeft men die niet, dan wordt de hele samenkomst ontzettend oncomfortabel, kunnen we je vertellen. Bovendien is het een pre dat je naar wens de opstelling van tafels en stoelen mag wijzigen naar jouw eigen smaken en voorkeuren.
Straks sta je op je horloge te kijken omdat men maar niet op komt dagen. Om de simpele reden dat ze de gekozen locatie niet kunnen vinden! Dergelijke situaties voorkom je door iedereen die aan de vergadering gaat deelnemen van een uitgebreide routebeschrijving te voorzien. Geef daarin ook informatie haltes, stations en parkeerplaatsen in de buurt.
Audiovisuele apparatuur in de vorm van laptops, speakers, microfoons, beamers en projectieschermen kunnen nodig zijn, zeker om een duidelijk punt te maken en een grote groep toe te spreken. Neem dat alleen niet mee vanuit jullie eigen kantoor naar de vergaderlocatie in Den Haag wanneer je ook de spullen kunt en mag gebruiken die aldaar beschikbaar zijn! Doe dus van tevoren navraag.
Met de inwendige mens moet absoluut rekening gehouden worden. Dus moet er voldoende koffie en thee aanwezig zijn, evenals sap, koekjes, broodjes en fruit! Houd vaak genoeg pauze tussendoor zodat iedereen er met zijn of haar hoofd goed bij is. En blijft!